Hãy tham khảo một số điều sau đây để biết cách trả lời email từ chối phỏng vấn tinh tế, lịch sự nhất. Bạn nộp hồ sơ để xin việc ở các công ty và bạn rất mong nhận được phản hồi mời phỏng vấn từ công ty đó. Nhưng đôi lúc vì một số lý do, bạn đành phải từ chối lời phỏng vấn. Vậy làm thế nào để bạn có thể trả lời email để từ chối phỏng vấn đây? 

Cách trả lời email từ chối phỏng vấn

Lý do nên biết cách trả lời email từ chối phỏng vấn

Trước khi tìm hiểu cách trả lời email từ chối phỏng vấn, thì bạn cần phải biết tầm quan trọng của việc này là gì. Từ đó, bạn mới có thể nhận ra mình cần viết gì, viết thế nào khi trả lời email này.

Có rất nhiều lý do khiến bạn không thể nhận lời phỏng vấn tại công ty, có thể là bạn tìm được một việc làm mới, có thể bạn không thật sự thích thú và cống hiến hết mình với công việc mà bạn dự tuyển… Và nếu bạn đã nhận được email mời phỏng vấn, khi bạn đã không muốn tham gia thì cần phản hồi ngay chứ không nên để im lặng cho qua, bởi vì:

- Thể hiện được phép lịch sự cũng như sự tôn trọng đối với công ty mà bạn từng ứng tuyển. 

- Đỡ mất thời gian cho công ty khi sắp xếp thứ tự của bạn để phỏng vấn, đồng thời cũng tạo được cơ hội cho những ứng viên khác.

Cách trả lời email từ chối phỏng vấn tinh tế, lịch sự

Việc nộp CV và trao đổi kết quả qua email là phương thức mà các công ty thường sử dụng để tuyển nhân viên vì sự thuận tiện. Vậy nên, dù bạn phản hồi đồng ý phỏng vấn hay không thì cũng phải trả lời email lại cho công ty.

Việc trả lời email để từ chối phỏng vấn thường sẽ khó hơn, vì bạn cần phải sắp xếp câu chữ thế nào để công ty thấy được sự chân thành của bạn. Cách trả lời email từ chối phỏng vấn mà bạn có thể tham khảo là:

- Bạn có thể trả lời trực tiếp từ email gửi lời mời phỏng vấn đến bạn, như vậy nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng đọc được và họ cũng sẽ cập nhật nhanh chóng ứng viên có đến tham dự phỏng vấn hay không.

- Nội dung trả lời email sẽ bao gồm các phần như sau:

- Lời chào đến nhà tuyển dụng, có thể là Kính gửi…/ Thân gửi…., bạn có thể ghi rõ tên công ty, hoặc bộ phận đang tuyển dụng, hoặc tên người gửi email trước đó cho bạn.

- Lời cảm ơn vì đã để ý đến CV của bạn và cho bạn có cơ hội được đến phỏng vấn tại công ty. 

- Trình bày trọng tâm về quyết định từ chối trong cách trả lời email từ chối phỏng vấn của bạn, nhưng không phải nói thẳng thừng, mà nên đưa ra lý do hợp lý khiến bạn không thể tham gia phỏng vấn công việc tại công ty. 

Thể hiện cho công ty biết rằng, bạn vô cùng tiếc nuối vì cơ hội làm việc tại công ty rất tốt, nhưng bạn lại không thể hợp tác cùng công ty trong cơ hội này.

- Thể hiện mong muốn nhà tuyển dụng sẽ thông cảm vì lý do từ chối phỏng vấn của bạn.

- Thể hiện ra sự mong muốn sẽ hợp tác với công ty nếu có cơ hội trong tương lai.

- Kết thư, gửi lời chào lịch sử đến công ty/ người nhận. 

Hãy luôn nhớ lựa lời mà nói, lựa từng câu chữ mà viết trong cách trả lời email từ chối phỏng vấn để luôn đảm bảo công ty vẫn có được một ấn tượng tốt về bạn. Vì biết đâu, trong tương lai, bạn lại có cơ hội hợp tác với công ty một lần nữa, thì có khi hồ sơ của bạn sẽ được chú ý hơn. 

Cách trả lời email từ chối phỏng vấn

Lưu ý trong cách trả lời email từ chối phỏng vấn

Tuy nhiên, để cách trả lời email từ chối phỏng vấn tạo được sự chân thành nhất, bạn cũng cần tham khảo các lưu ý sau:

- Bạn có thể phản hồi lại công ty email thông báo sớm nhất: Khi nhận được email, đừng trả lời liền, mà bạn có thể để sau vài tiếng, hoặc sau 1 ngày nhận được email thì là khoảng thời gian tốt nhất.

- Văn phong, ngôn ngữ lịch sự: Hãy cẩn thận trong cách diễn tả của bạn, để công ty không hiểu lầm ý mà bạn muốn trình bày. Các lý do không nên trình bày quá chi tiết, và luôn thể hiện sự chân thành, cảm ơn vì nhà tuyển dụng đã chú ý đến hồ sơ của mình.

- Cứ thẳng thắn trong câu trả lời của mình: Đây là một điều bạn nên chú ý trong cách trả lời email từ chối phỏng vấn khi không thể tham gia. Bạn không nên bạn nghĩ gì viết nấy. Nhưng cũng không nên cứ “xin lỗi” vì không thể tham gia phỏng vấn. Thay vào đó, đưa đến câu trả lời trọng tâm của bạn, vì bạn có thể xem xét đồng ý hoặc từ chối phỏng vấn từ các công ty. 

- Xây dựng được ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng: Khi bạn có được email trả lời từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp với ao ước có thể hợp tác với công ty trong tương lai khi có cơ hội, thì bạn cũng đã tạo được cho công ty những hình ảnh tốt, chuyên nghiệp của mình. 

Trên đây là một vài chia sẻ, gợi ý của chúng tôi giúp bạn biết cách trả lời email từ chối phỏng vấn sao cho hợp lý và tinh tế nhất mà không làm mất thiện cảm với nhà tuyển dụng. Nếu bạn muốn tìm kiếm nhiều cơ hội việc làm, đừng quên liên hệ với Trung tâm dịch vụ việc làm tỉnh Vĩnh Phúc tại website: http://vieclamvinhphuc.gov.vn/ để chúng tôi được tư vấn và hỗ trợ bạn tốt nhất có thể trên con đường sự nghiệp đầy triển vọng và tương lai của bạn.